Tips om hvordan søke midler

Å søke om økonomisk støtte til et fartøyvernprosjekt er ikke gjort på fem minutter. Bruk god tid. Etter hvert blir man mer dreven og søknadsutformingen går lettere.

Ulike fond, stiftelser, fylkeskommunale eller statlige organer ønsker å forvalte sine midler på en god måte. De er avhengig av den informasjonene og det inntrykket du gir dem for å kunne fordele midlene sine på en god måte.

Det er selvfølgelig mange måter å skrive en søknad på, og det er vanskelig å si hva som er korrekt og hva som er helt galt. Her følger noen forslag til hva som kan være lurt å ta med. Lykke til!

Hvor kan vi søke?

Se oversikt under «støtteordninger«.

Kriterier

Først og fremst må du sjekke om prosjektet du representerer tilfredstiller de kriteriene som stilles av den som gir tilskudd og tydeliggjør dette i søknaden. Det kan ofte være praktisk å dele opp arbeidet med fartøyprosjektet inn i flere mindre prosjekter og søke om deler av restaureringen for seg. Det kan være enklere å forklare, enklere å skaffe midler til og virker mer gjennomførbart, noe som igjen virker positivt for de som sitter på pengesekken.

Skill mellom søknader til stiftelser og til det offentlige. Stiftelser vil nok ha en kortere søknader enn offentlige instanser hvor det er fagpersoner som er ansatt for dette arbeidet, mens det i stiftelser i stor grad er frivillig arbeid.

Les informasjon om de ulike tilskuddsgivere nøye. Her ligger mye informasjon om hva du bør legge vekt på i søknaden. Ta eventuelt også kontakt.

Søknadsform

Noen krever at det brukes eget søknadsskjema, mens andre vil ha søknad i brevsform. Finn ut hvilke vedlegg som kreves og skaff deg eventuelt disse vedleggene før du sender inn søknaden.

Søknadsfrister

Sørg for å sende inn søknaden innen fristen. Sendes søknaden inn før fristen kan saksbehandler bruke bedre tid på søknaden og evt. rettlede slik at mangldende opplysninger kan innhentes. Hvis man må ettersende vedlegg så sørg for at dette er avklart med saksbehandler.

Søknadsskjema

Et søknadsskjema kan oppleves som både skummelt og uoversiktlig, men her er det bare å brette opp armene og sette i gang.

Ofte ligger det ved en veiledning til skjemaet som sier noe om  hvordan dette fylles ut eller det ligger et ferdig utfylt skjema som eksempel. Vær nøye med å sende ved alle vedlegg det blir bedt om. Om søknaden skal sendes i flere eksemplarer må det gjøres. Hvis søknaden oppfattes som ufullstendig, behandles den ikke av tilskuddsgiverne. Og du har gjort en jobb til ingen nytte.

Søknad i brevs form

Utformingen av søknaden er viktig fordi den gir et førsteinntrykk av prosjektet. Bruk god tid. Vær kort og konkret. Ikke bruk for mye tid på å fortelle om fartøyet. Den som skal bevilge midler vil vite hva du søker midler til og hvorfor dette er viktig. Hva vil midlene du søker tilskudd til si for prosjektet? Utfyllende informasjon som historikk, vedtekter osv legges ved søknaden som vedlegg. Generelt sett er det viktig å vise i søknaden at man har troverdighet og at prosjektet er gjennomførbart.

Innhold

  • Avsender/kontaktadresser, kontonummer, evt. organisasjonsnummer osv.
  • Overskrift i brevet skal si hva dette er for noe: Søknad om midler til……..
  • Kort presentasjon av fartøyet
    • Hva gjør fartøyet spesielt? (sjeldent, spesiell historie, opplevelse og formidlingsverdier, lokalt engasjement)
    • Organisasjonen bak fartøyet (hvem er eier, forvalter osv.)
  • Beskriv kort hva det søkes midler til
    • Kostnader
    • Tidsramme
  • Prosjektets gjennomførbarhet
    • Tilgjengelige ressurser
    • Fagpersoner
    • Dugnad
    • Evt. samarbeidspartnere
    • Kai, lagerplass o.l.
    • Lokal interesse og engasjement
  • Formål med arbeidet/Betydning av gjennomføringen av arbeidet

Budsjett og finansieringsplan

Søknad om tilskudd må inneholde et budsjett som gir en oversikt over hva tiltaket vil koste og hvordan og hvor mye prosjektet forventer å skaffe inn av midler. Se eget eksempel på budsjett og finansieringsplan.

Eksempel på budsjett og finansieringsplan

Vedlegg

Vedlegg til søknaden kan være:

  • Anbud som er gitt på arbeidet som skal utføres
  • Ev. besiktigelser som er gjort
  • Rapporter over arbeid som er utført
  • Tegninger
  • Historikk over fartøyet
  • Vedtekter
  • Bilde

Underveis

Skjer det noe underveis i prosjektet som forsinkelser eller andre endringer, er det bra å informere de som har gitt tilskudd om dette.

Oppfølging

Ber bidragsyter om tilbakemelding på hvordan midlene er brukt som rapporter og regnskap, dette oversendes. Denne typen rapporter er også dokumentasjon for ettertiden og kan benyttes i en ny søknad som dokumentasjon på hva som er utført av arbeid på prosjektet. Her handler det om seriøsitet igjen. Man må vise til at man både har benyttet seg av midlene slik forutsatt, og også vise bidragsyter at pengene har gjort en forskjell for prosjektet. Alle vil gjerne være med å gjøre en forskjell! God rapportering øker kanskje muligheten for  få midler igjen et annet år?

Om bidragsyter ikke ønsker en egen rapportering, kan man kanskje sende et kort, fortelle om framdriften og takke for innsatsen eller invitere til arrangement, sende en julehilsen eller lignende?

Andre alternativer

Hvis en ser bort fra fond og stiftelser som deler ut penger, kan kanskje lokale firmaer eller entrepenører bidra med andre typer ressurser. Her er det kanskje mulig å utvide søkegrunnlaget? Tenk kreativt. Kanskje kan et lokalt reklamefirma gratis utarbeide plakater, annonser, t-skjortetrykk ? Jernvarehandelen kan bidra med maling, verktøy osv. Kommunen kan kanskje bidra med gratis kaiplass, gratis parkering osv. Lokalavis setter inn annonse gratis osv.  Matbutikker bidra med gratis grillmat man kan selge på arrangement?

Tenk også igjennom om prosjektet har noe å tilby en sponsor? Guidet omvisning eller turer? Reklame i nyhetsbrev? Sommeravslutning for ansatte?

Drevet med WordPress. Levert av WooThemes

Design Ingrid&Odd - Interaksjonsdesign Nytt Nettsted